Кадровый аудит медицинской организации

Кадровый аудит медицинской организации – это проверка кадрового учета и делопроизводства на соответствие законодательству связанного с трудовыми отношениями.

Кроме того, в ходе кадрового аудита мы также выявляем нарушения норм смежного законодательства, сопровождающего трудовые отношения (законодательства о бухгалтерском учете, о персональных данных, об охране труда, миграционного законодательства и т.д.)

Цель кадрового аудита

– выявление случаев нарушения трудового законодательства, их квалификация и определение рисков

–  выявление случаев нарушения иного законодательства, сопровождающего трудовые отношения, по возможности их квалификация и определение рисков
– выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота в компании (несогласованность со смежными подразделениями, недостаточная или излишняя бюрократизация процессов – создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.)

– выявление зон рисков трудовых споров с работниками и негативных последствий таких споров.

Правильная кадровая документация – залог отсутствия штрафов и претензий со стороны проверяющих органов, отсутствие претензий и потенциальных исков работников медицинской организации. 

Когда целесообразно провести кадровый аудит? 

1. При смене сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации. Это позволит обнаружить и устранить ошибки и облегчит вступление в должность новому работнику.

2. При изменениях в законодательстве — все документы должны соответствовать действующим нормам, и необходимые дополнения и изменения нужно вносить незамедлительно.

3. При смене руководства компании. Вступая в должность, новый начальник должен быть уверен в том, что нет никаких нарушений, и работа может продолжаться в том же темпе, в котором и шла.

4. Перед различными проверками контролирующих органов. Это придаст уверенности не только подразделению, но и всей фирме в том, что соблюдается закон по отношению к работникам.

5. При желании проверить или улучшить работу кадровой службы.

Виды кадрового аудита 

Полный

-по всем участкам ведения КДП

Выборочный

– проверяются отдельные участки ведения КДП;

– документы по отдельным работникам;  

-все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной (случайной) выборки документов

Внутренний – силами штатных сотрудников

Плюсы: экономия средств на оплате сторонних специалистов;

Минусы: необъективность (проверяют сами себя)

Внешний –  с привлечением стороннего специалиста (организации)

Плюсы: объективность

Минусы: требует финансовых затрат

Отчет о проведении кадрового аудита

Результатом кадрового аудита является составление отчета  о текущем состоянии кадрового делопроизводства, выявленных недостатках и нарушениях, мерах, которые следует предпринять, для их устранения.

Что грозит за нарушение трудового законодательства? 

КоАП РФ предусмотрена административная ответственность:

– по ст. 5.27. КоАП РФ  за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права в виде штрафа до 100 000 рублей и дисквалификацию для руководителей до 3-х лет.

– по ст. 5.27.1 Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации до 200 000 рублей или административное приостановление деятельности до  90 суток и дисквалификацию руководителя до  3 лет.

Напомним:

Административная ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена по каждому выявленному в результате проверки факту нарушения и образует самостоятельный состав административного правонарушения.  

Такая позиция изложена в Постановлении  Верховного Суда РФ от 15.08.2014 г. № 60-АД14-16.  

Аналогично привлечение к административной ответственности по частям 3,4 ст. 5.27.1 КоАП РФ, где работодатель  несет ответственность за каждое установленное правонарушение.

В соответствии с позицией Минтруда, изложенной в письме от  28 ноября 2016 года № ПГ/31983-03-3 – привлечение к административной ответственности по частям 1 и 2  ст. 5.27.1 КоАП РФ ответственность работодателя не находится в зависимости от количества работников, чьи трудовые права были нарушены.

Кадровый аудит медицинской организации имеет ряд особенностей. Они связаны со спецификой работы: особые условия труда, гарантии и компенсации, продолжительность рабочего времени, выдача СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, молока, лечебно-профилактического питания и т.д.